Les événements d’entreprise en ligne, nécessité et nouveautés

Salon en ligne, conférence de presse en ligne ou déjeuner client virtuel, les événements promotionnels et commerciaux des entreprises en ligne se multiplient. La communication multimédia via les événements d’entreprise en ligne est une opportunité pour les entreprises qui souhaitent continuer à se faire connaître et à se développer en ligne aujourd’hui encore plus qu’hier. Déjà dans l’air du temps, l’événement d’entreprise virtuel se métamorphose à l’heure actuelle dans un contexte de crise sanitaire qui limite les rassemblements physiques. De nouveauté, l’événement d’entreprise est passé à nécessité pour de nombreuses organisations. La crise sanitaire exige de repenser les méthodes de communication des entreprises pour animer, fédérer et engager leur audience et leurs ressources humaines. Les événements d’entreprises virtuels représentent une opportunité en communication multimédia pour varier les formats d’événements d’entreprise et pour générer de la valeur. L’événement d’entreprise peut pour certaines entreprises être une nécessité avec son lot de nouveautés !

Les formes d’événements d’entreprise virtuels

• Le salon en ligne : le salon en ligne permet de générer numériquement un salon physique. Il s’agit d’une conception en 3 dimensions d’une structure de salon. Tout comme un salon professionnel, un salon en ligne possède ses stands qu’il est possible de visiter et ses acteurs qu’il est possible de solliciter pour une discussion privée via un café virtuel. Entre le site internet intéractif et le jeu vidéo, la salon en ligne permet de développer toutes sortes de fonctionnalités. Il est bien entendu possible d’assister à une conférence en live pour la présentation d’une marque, d’un produit ou autre événement. Chaque visiteur peut ainsi être identifié et agir sur le salon en ligne grâce à un avatar personnalisé et même échanger sa carte de visite numérique.
• Evénement d’entreprise corporatif en ligne : convention, séminaire, conférence, team building, la nature d’un show d’entreprise en ligne peut être variée. Sous formes de multiplex ou en ateliers plus restreints, les événements d’entreprise corporatifs peuvent être animés par un organisateur externe à l’entreprise.
• Réunion commerciale en ligne : les réunions avec des prospects et des clients en ligne connaissent aussi une évolution avec la distanciation. Déjeuner, dîner ou cocktail en ligne peuvent être des formats d’événements attractifs et ludiques.
• Évènement promotionnel d’entreprise en ligne : masterclass en ligne pour faire découvrir une marque, un service ou assurer un lancement de produit en petit comité sous forme d’atelier à destination de la presse ou d’une communauté sociale. Possibilité de faire intervenir des influenceurs engagés en faveur de l’entreprise. L’événement de communication en ligne avec l’audience cible.

Quelle que soit la nature et le format de l’événement d’entreprise en ligne, il se doit toujours d’atteindre des objectifs d’affaires précis grâce aux interactions de l’audience cible. Cela permet également d’envisager des événements en ligne plus ou moins élaborés en fonction du budget alloué. Le coût d’un événement d’entreprise en ligne varie grandement mais ce type d’action s’adresse aux entreprises de toutes tailles.

L’événement d’entreprise promotionnel en ligne, génération de valeurs

L’événement d’entreprise en ligne possède des avantages. Parmi eux, la facilité logistique. Pas de moyen de transport à utiliser pour se rendre à l’événement, pas de besoin en location de salle ou d’hôtel pour les participants. L’événement d’entreprise en ligne permet aussi de détecter toutes les interactions effectuées en ligne précisément et même de récolter de la data qu’il est possible d’exploiter dans le futur pour l’entreprise. La promotion d’un événement d’entreprise en ligne est aussi simplifiée par rapport à un événement physique grâce à la mise en place d’une stratégie de communication multimédia exclusive via un plan média.

Tout comme un site internet, il est possible de générer lors d’un événement d’entreprise virtuel des interactions répondant aux objectifs de l’entreprise. Outre la prise de rendez-vous sur un stand de salon en ligne par exemple, il est possible de proposer au téléchargement une plaquette, un catalogue, une brochure ou tout autre e-documents. D’où l’importance pour une entreprise de digitaliser ses supports de communication.

De tels événements virtuels nécessitent au même titre qu’un événement physique un programme et des animations. Pour cela, l’événement en ligne possède ses atouts : création d’un produit virtuel, exploitation de casques de réalité augmentée, création de supports de communication ou goodies virtuels, livre d’or numérique, animateur live, création de filtres personnalisés selon l’événement… Ces technologies peuvent être développées sur-mesure ou exploiter des produits et logiciels existants et font appel aux stratégies et outils de communication multimédia.

La stratégie de communication multimédia consiste à déterminer, réaliser et diffuser un message à une audience cible avec les médias qu’il consulte (contenus éditoriaux interactifs mettant en œuvre l’image fixe ou animée, la vidéo, le son, le texte et l’hypertexte) transmis via les bons vecteurs de visibilité numériques (référencement naturel SEO, référencement payant SEA, e-mailing, réseaux sociaux, relations médias, affiliation, publicité digitale, relations médias) et restitué sur les bons supports numériques (site internet, application, produits ou logiciel). Cela pour atteindre un objectif précis lié à l’événement d’entreprise en ligne (vente de place, prise de contact, appel téléphonique, téléchargement de catalogue, obtention d’e-mail, enrichissement de la communauté sociale) mesuré analytiquement et permettant de générer de la valeur grâce à la data avec pour finalité de développer et pérenniser l’entreprise.

Ainsi un événement d’entreprise en ligne doit être défini stratégiquement avant son lancement au même titre qu’un projet web nécessite un business plan média. Cela pour définir les besoins et développer les technologies en conséquence.

Outre l’aspect génération de valeur grâce à l’atteinte de conversions précises, de générations de données analytiques et de datas, il faut aussi comprendre que l’événement d’entreprise en ligne est aussi une proposition d’expérience nouvelle pour une audience cible. Indéniablement, l’absence de contact humain est une perte de valeur pour un évènement d’entreprise. Cependant, la découverte de nouveaux usages et de nouvelles technologies peut être source d’attractivité, d’avantage concurrentiel et de développement pour une entreprise. De plus, l’interactivité d’un événement en ligne n’est pas à sous-estimer avec les déclenchements de contenus, les discussions instantanées ainsi que les quizz live par exemple.

L’événement d’entreprise virtuel est donc un moyen de communiquer et de fédérer une audience cible et des ressources humaines pour une entreprise. Une nouveauté mais aussi une nécessité qui permet aussi d’envisager des événements d’entreprise hybrides mêlant physique et digital et prendre le meilleur de chaque. Cela dans une logique de performance. Outre les événements, ce sont aussi les opérations commerciales quotidiennes d’une entreprise qui peuvent se digitaliser comme en proposant par exemple des rendez-vous clients en ligne.